¿Cómo romper con la rutina y mantener la atención en las reuniones?
1. Prioriza las reuniones por la mañana
Esto parece obvio, pero en el ajetreo de la vida cotidiana, a menudo tendemos a «encajar» una reunión en un calendario en lugar de planificar un momento propicio para la concentración.
Por lo tanto, es aconsejable priorizar la mañana, el momento en el que el cerebro es más eficiente; y no al final del día o después de la pausa para comer, cuando todo el mundo quiere echarse una siesta en una de esas famosas «salas de siesta» de moda en Japón.
¿Cómo romper con la rutina y mantener la atención en las reuniones?
Reunión del equipo el lunes por la mañana para planificar la semana, brainstorming el martes sobre un nuevo proyecto, reunión de directivos el jueves y lo peor, reunión de crisis el viernes por la tarde a la que nadie quiere asistir porque la perspectiva del fin de semana ya está en la cabeza de todos…
En los negocios, las reuniones van y vienen. A menudo son laboriosas, a veces infructuosas y no siempre dan los frutos esperados. Esto se debe a horarios a veces mal adaptados, procedimientos con formato, tiempos de intervención desiguales y, a menudo, un ritmo poco dinámico y métodos carentes de originalidad. La pregunta es: ¿cómo romper este ritmo en las reuniones?
En Accor te ofrecemos soluciones para revertir esta rutina, captar la atención en las reuniones y aumentar la motivación de tu audiencia.
Esto parece obvio, pero en el ajetreo de la vida cotidiana, a menudo tendemos a «encajar» una reunión en un calendario en lugar de planificar un momento propicio para la concentración.
Por lo tanto, es aconsejable priorizar la mañana, el momento en el que el cerebro es más eficiente; y no al final del día o después de la pausa para comer, cuando todo el mundo quiere echarse una siesta en una de esas famosas «salas de siesta» de moda en Japón.
Según un estudio de Ifop*, la atención de los ejecutivos disminuye de media después de 52 minutos de reunión. Y después de solo 30 minutos para el 23% de ellos.
Sin embargo, la duración media de una reunión es de 1 hora 19 minutos. Esto supone 27 minutos de tiempo de trabajo perdidos por persona en cada reunión. Con tres reuniones por semana en promedio para los ejecutivos, haz los cálculos… Gestionar bien el tiempo es fundamental.
Si tu reunión de trabajo es estilo taller/workshop, está claro que no verás el final después de solo 30 minutos. En este caso, considera secuenciar todo en pequeños intervalos temáticos en forma de sprint, por ejemplo:
- 10 minutos de preguntas/respuestas,
- 15 minutos de reflexión/propuestas,
- 5 minutos de presentación.
Bien es sabido que cuanto más tiempo tengamos para realizar una tarea, más tiempo nos llevará.
Trabajar en tiempo limitado siempre es más eficiente. Y entre diferentes secuencias, recuerda hacer descansos. Un buen descanso ayuda a reenfocar la atención.
No hay nada peor que ver una audiencia inactiva, que no sigue las discusiones, no responde a sus correos electrónicos (¡o incluso a un mensaje de texto!) y asiste pasivamente a la reunión. ¡Pero a menudo es síntoma de una reunión mal organizada! Depende de ti saber cómo captar a tu audiencia y hacerla interactuar. Invítalos a escribir sus ideas en lugar de formularlas oralmente por ejemplo.
Divide a tus empleados en pequeños equipos, ¡O incluso en conjunto para fomentar la emulación! Cada equipo querrá dar lo mejor de sí mismo y las actuaciones serán mejores.
Anímalos a debatir las propuestas de los demás… El secreto es que todos se sientan actores del encuentro en lugar de tener la sensación de estar asistiendo a una conferencia.
Traer a alguien ajeno a la empresa puede ser toda una ventaja para aportar una nueva perspectiva a un aspecto del trabajo. Por ejemplo, una comediante puede hacer un sketch de sensibilización sobre el tema del sexismo en el lugar de trabajo, un deportista de alto nivel puede venir y explicar la importancia del trabajo en equipo… ¡todo es posible!
Lo importante es romper la rutina y siempre añadir un poco de humor en tus discusiones. ¡Trabajar de buen humor siempre es mejor!
*Encuesta Ifop – Wisembly, Cadre & Vie au travail, marzo de 2015.
