Wie vermeidet man Verzögerungen bei Besprechungen?
Alles zu seiner Zeit
Um Ihre Mitarbeiter optimal zu mobilisieren, ist es besser, alle Möglichkeiten auszuschöpfen.
Erste Regel: Legen Sie einen physiologisch sinnvollen Zeitplan fest, der sich an den Tagesablauf der meisten Teilnehmer anpasst.
Eine Lösung, die Ausreden wie „Stau“ oder „Wecker“ einschränkt: idealerweise 9.30 bis 10.00 Uhr, nachmittags 14.00 bis 14.30 Uhr. Empfohlene Zeitfenster für maximale Kreativität!
Wie vermeidet man Verzögerungen bei Besprechungen?
Wenn Pünktlichkeit für Ludwig XVIII. “die Höflichkeit der Könige“ war, so gilt dies nicht immer für die Sitzungsteilnehmer.
Verstöße gegen den Zeitplan sind an der Tagesordnung und schaden der Organisation und der Arbeitseffizienz aller.
Haben Sie widerspenstige oder chronisch abgelenkte Mitarbeiter? Damit Ihre zukünftigen Meetings pünktlich beginnen, bieten Ihnen die Experten von Accor diese bewährten Methoden an. Denn Pünktlichkeit ist schließlich die Höflichkeit der Könige.
Um Ihre Mitarbeiter optimal zu mobilisieren, ist es besser, alle Möglichkeiten auszuschöpfen.
Erste Regel: Legen Sie einen physiologisch sinnvollen Zeitplan fest, der sich an den Tagesablauf der meisten Teilnehmer anpasst.
Eine Lösung, die Ausreden wie „Stau“ oder „Wecker“ einschränkt: idealerweise 9.30 bis 10.00 Uhr, nachmittags 14.00 bis 14.30 Uhr. Empfohlene Zeitfenster für maximale Kreativität!
Es ist wichtig, die Ziele und Themen Ihrer Besprechung zu nennen, um Ihre Mitarbeiter zu motivieren. Sie werden engagierter und pünktlicher sein.
Geben Sie Datum und Uhrzeit rechtzeitig bekannt. Die Teilnehmer haben genügend Zeit, sich so zu organisieren, dass sie am großen Tag zur vereinbarten Zeit da sind, auch wenn sie von weit her kommen.
Warum nicht die Gelegenheit nutzen, um darauf hinzuweisen, dass das Treffen pünktlich beginnt? Für die ganz Schlauen: Auch eine kleine Erinnerung per E-Mail am Vortag ist von Vorteil.
Kein „Zeremonienmeister“ ist vor Unwägbarkeiten (Ausfall der Technik, Notruf usw.) gefeit und hat die Kontrolle über die Zeit.
Er muss aber mit gutem Beispiel vorangehen und die Sitzung pünktlich beginnen, schon aus Respekt vor den Mitarbeitern, die sich die Mühe gemacht haben, pünktlich zu sein (oder es von Natur aus sind).
Sind die Spielregeln erst einmal festgelegt, hat er jedes Recht, sie später auch durchzusetzen und gegenüber Nachzüglern Entschlossenheit zu zeigen.
Unabhängig davon, ob der Nachzügler aus Nachlässigkeit, mangelnder Motivation oder aus Provokation handelt, sind verschiedene Reaktionen möglich. Es liegt an Ihnen, diejenige zu wählen, die am besten zum Kontext, zur Person des Nachzüglers und zu Ihrer eigenen Persönlichkeit passt:
– Unterstreichen Sie Ihren unvermeidlichen Eintrag mit einem humorvollen (oder ironischen) Wort.
– Seien Sie möglichst gleichgültig,
Ein weiterer effektiver Tipp: Geben Sie Nachzüglern systematisch eine Aufgabe, zum Beispiel den Bericht zu schreiben. Das wird sich herumsprechen… Für die Pünktlichen gibt es zu Beginn der Sitzung Kaffee und Süßigkeiten.
Es gibt Ausnahmesituationen und Fälle höherer Gewalt. Zögern Sie nicht, chronische Verspätungen direkt mit Ihrem Kollegen zu besprechen.
Auf diese Weise können Sie sicherlich das Problem erkennen und gemeinsam eine Lösung finden, um seine Pünktlichkeit zu verbessern. Der Kollege muss sich aber der Unannehmlichkeiten bewusst sein!