Wie organisiert man effektiv einen Workshop?
1) DAS ZIEL
Platz für Originalität und Lockerheit, aber mit einem klaren Rahmen: Jeder Workshop hat seine Herausforderungen. Was hat gerade Priorität: einen Aktionsplan festlegen, eine Veränderung ankündigen, einen Konflikt lösen?
Das Ziel steht auf der Einladung, damit die Teilnehmer das Vorhaben verstehen. Da sie bereits Mitwirkende der Veranstaltung sind, können sie so dazu beitragen, das Ziel des Workshops anzupassen oder sogar neue Aktivitäten einzuplanen. Die Interaktivität, das Grundprinzip des Workshops, beginnt also schon beim Start des Projekts.
Wie organisiert man effektiv einen Workshop?
Zwischen praktischer Arbeit und unterhaltsamen Aktivitäten bauen Sie eine dynamische und interaktive Veranstaltung mit Ihrem Team auf.
Die Experten der Accor-Gruppe verraten Ihnen ihre wichtigsten Methoden zur Organisation eines Workshops, um Zustimmung zu finden, Gespräche zu entfesseln oder Verfahren zu erneuern.
Platz für Originalität und Lockerheit, aber mit einem klaren Rahmen: Jeder Workshop hat seine Herausforderungen. Was hat gerade Priorität: einen Aktionsplan festlegen, eine Veränderung ankündigen, einen Konflikt lösen?
Das Ziel steht auf der Einladung, damit die Teilnehmer das Vorhaben verstehen. Da sie bereits Mitwirkende der Veranstaltung sind, können sie so dazu beitragen, das Ziel des Workshops anzupassen oder sogar neue Aktivitäten einzuplanen. Die Interaktivität, das Grundprinzip des Workshops, beginnt also schon beim Start des Projekts.
Wählen Sie die Mitarbeiter nach ihrem Engagement oder ihren Kompetenzen in Bezug auf das definierte Ziel aus. Hierarchische Verhältnisse spielen keine Rolle, der Zweck des Workshops besteht gerade darin, sie vergessen zu machen.
Die Teilnehmer kennen sich nicht alle, daraus ergibt sich ein weiteres Ziel des Workshops: Bindungen zu stärken und Arbeitsbeziehungen zu erneuern. Alle Profile sind willkommen: Je unterschiedlicher sie sind, desto erfolgreicher wird der Workshop sein.
Aus Gründen der Effizienz sollten Sie mit 5 bis 10 Personen pro Gruppe rechnen, wobei Sie die Gruppen je nach Veranstaltung in Untergruppen von 2 oder 3 Personen aufteilen können.
Der Ort ist wichtig für die Atmosphäre und die Zweckmäßigkeit. Ein gemütlicher Salon, ein begrünter Saal, eine Terrasse zum Garten hin? Wichtig ist, die gewohnte Umgebung zu verlassen und einen Raum zu haben, der für die Aktivitäten geeignet ist.
Wenn der Workshop mehrere Stunden dauert, sollten Sie Pausen und Zeit für ein geselliges Beisammensein einplanen. Machen Sie die Zeit zu einem inspirierenden Element, indem Sie z. B. auf die Dauer der verschiedenen Aktivitäten achten. Die Sanduhr ist hierfür durchaus interessant: Sie wird häufig in Brettspielen verwendet und wird nicht mit Wettbewerb assoziiert, wie es bei einer Stoppuhr der Fall sein kann.
Zeichnungen, Post-its, Spielkarten, ungewöhnliche Gegenstände… Sie werden für ein Brainstorming, eine Situationsbeschreibung oder einen Erfahrungsaustausch verwendet. Bereiten Sie Ihre Einleitung vor, denn sie wird den Ton angeben und Vertrauen schaffen.
Dies ist auch die Zeit für eine kurze Vorstellungsrunde. Jeder Standpunkt, jeder Vorschlag ist willkommen. Mit Ihrem Humor bringen Sie Schwung in die Gruppe und helfen den Schüchternen. Seien Sie stets präsent, um die Diskussion wieder in Gang zu bringen oder neu zu fokussieren.
Dies ist der Zeitpunkt, um eine Liste der vorgeschlagenen Aktionen, der gelösten Streitpunkte und auch der offen gebliebenen Punkte zu erstellen. In Ihrer Rolle als Organisator haben Sie sich laufend Notizen gemacht: Ihre Auswertung fördert den Dialog und die Teilnehmer werden eingeladen, darauf zu reagieren.
Die Tischrunde ist die einfachste Möglichkeit, alle an der Nachbesprechung zu beteiligen. Sie kann sinnvoll durch einen anonymen Fragebogen zur Zufriedenheit ergänzt werden: Dieser hilft Ihnen, die Organisation und Durchführung künftiger Workshops zu verbessern. Schließlich sollten Sie für die Effektivität des Prozesses mit der Gruppe die Rahmenbedingungen für einen neuen Workshop festlegen. Entweder um gemeinsam mit ihnen ein neues Ziel anzugehen, oder um andere Mitarbeiter einzubeziehen.
