Wie beginnen Sie Ihr Meeting am besten?
VORBEREITUNG UND PÜNKTLICHKEIT
Sie fragen sich, wie man ein Meeting beginnt? Bevor Sie sich diese Frage stellen, sollten Sie tatsächlich zunächst eine Reihe von Punkten überprüfen:
- Bevor die Teilnehmer eintreffen, muss alles ordentlich sitzen, angefangen bei Ihrer Krawatte.
- Zögern Sie nicht, Ihr Outfit noch einmal zu überprüfen, denn ein falsch geknöpftes Hemd oder ein offener Schnürsenkel können Ihr Image schon trüben, bevor Sie sich überhaupt vorgestellt haben.
- Überprüfen Sie, ob die von Ihnen verwendeten Geräte (PC, Beamer, Marker etc.) sowie die Internetverbindung ordnungsgemäß funktionieren.
- Wenn eine PowerPoint-Präsentation auf dem Programm steht, öffnen Sie das Dokument auf der ersten Seite und minimieren Sie das Fenster, um den Inhalt nicht preiszugeben.
- Und vor allem: Seien Sie pünktlich! Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, wenn Sie den Respekt Ihres Publikums verdienen wollen.
Wie beginnen Sie Ihr Meeting am besten?
Lächeln Sie, Sie werden beobachtet. Kleidung, Gang, Ausdruck, Gestik, Sprechweise… Meeting-Organisatoren werden von den Teilnehmern von den ersten Sekunden an unter die Lupe genommen.
Wollen Sie Ihren Auftritt erfolgreich gestalten und Ihre Ziele erreichen? Die Meeting-Experten der Accor-Gruppe verraten Ihnen die goldenen Regeln, die Sie beachten sollten, um Ihr Meeting bestmöglich zu starten.
Sie fragen sich, wie man ein Meeting beginnt? Bevor Sie sich diese Frage stellen, sollten Sie tatsächlich zunächst eine Reihe von Punkten überprüfen:
- Bevor die Teilnehmer eintreffen, muss alles ordentlich sitzen, angefangen bei Ihrer Krawatte.
- Zögern Sie nicht, Ihr Outfit noch einmal zu überprüfen, denn ein falsch geknöpftes Hemd oder ein offener Schnürsenkel können Ihr Image schon trüben, bevor Sie sich überhaupt vorgestellt haben.
- Überprüfen Sie, ob die von Ihnen verwendeten Geräte (PC, Beamer, Marker etc.) sowie die Internetverbindung ordnungsgemäß funktionieren.
- Wenn eine PowerPoint-Präsentation auf dem Programm steht, öffnen Sie das Dokument auf der ersten Seite und minimieren Sie das Fenster, um den Inhalt nicht preiszugeben.
- Und vor allem: Seien Sie pünktlich! Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, wenn Sie den Respekt Ihres Publikums verdienen wollen.
Haben alle einen Platz gefunden? Sind alle Blicke auf Sie gerichtet? Bevor Sie über Sie oder Ihr Unternehmen sprechen, richten Sie ein paar nette Worte an Ihre Teilnehmer. Danken Sie ihnen für ihr Kommen, betonen Sie ihre Pünktlichkeit und die wertvolle Zeit, die sie Ihnen gewidmet haben.
Einige lächelnde Gesichter sind zu sehen? Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihr erstes Ziel erreicht: einen einladenden Rahmen zu schaffen und die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer zu gewinnen.
Nennen Sie die Regeln, an die sich die Teilnehmer halten müssen, insbesondere was die Nutzung von Mobiltelefonen betrifft, und weisen Sie darauf hin, dass diese Regeln zum reibungslosen Ablauf des Meetings beitragen.
Nun ist der Moment gekommen, über sich selbst zu sprechen. Nennen Sie Ihren Namen, Ihre Rolle im Unternehmen, das Sie vertreten, und eventuell Ihren Werdegang, wenn Sie der Meinung sind, dass Ihre Erfahrung für Sie spricht.
Verfallen Sie jedoch nicht in Größenwahn. Seien Sie herzlich, entspannt und aufmerksam. Und vor allem: Schauen Sie Ihrem Publikum in die Augen.
Humor und Verbundenheit sind sehr wirksame Waffen, um die gewünschte Wirkung zu erzielen. Bitten Sie die Teilnehmer, sich vorzustellen, wenn es nicht zu viele sind. Dieser Schritt ist sehr wichtig, da er jedem Teilnehmer ermöglicht, sich in die Gruppe zu integrieren.
Sprechen Sie kurz über das Thema des Meetings und das Ziel, das Sie erreichen wollen. Gehen Sie dabei nicht zu sehr ins Detail, denn später können Sie Ihr Redetalent unter Beweis stellen. Hier geht es darum, den Rahmen abzustecken und daran zu erinnern, warum Sie zusammengekommen sind. Legen Sie eine kurze Pause ein, um die Reaktionen zu beobachten, und fordern Sie die Teilnehmer auf, Fragen zu stellen, bevor Sie zur Tagesordnung übergehen.
Normalerweise haben alle Teilnehmer die Tagesordnung vor dem Meeting erhalten und gelesen. Es ist jedoch besser, die wichtigsten zu besprechenden Punkte noch einmal mit ihnen durchzugehen. Die Leute, die vor Ihnen stehen, kommen vielleicht gerade aus einer anderen Besprechung, haben ihre Kinder in der Schule abgeliefert oder eine Mahlzeit zu sich genommen. Jetzt müssen sie sich auf das Thema konzentrieren, und Sie sollten ihnen dabei helfen.
Ein letzter, aber wichtiger Tipp: Ermahnen Sie verspätete oder störende Personen mit einer Prise Humor oder Ironie. So vermitteln Sie ihnen, dass Ihre sanfte Hand durchaus auch einmal hart sein kann.
