Die perfekte To-Do-Liste für Meetings in 10 Punkten
1. NAME UND ART DES TREFFENS
Wenn Sie Ihrem Meeting einen Namen geben, hat es bereits eine Bedeutung und ermöglicht eine klare und effektive Definition des Themas.
Es ist wichtig, das Format anzugeben, damit die Teilnehmer sofort wissen, was von ihnen erwartet wird. Zum Beispiel: Brainstorming, Projektstart, Fortschrittsbericht, Umstrukturierung des Unternehmens usw.
Die perfekte To-Do-Liste für Meetings in 10 Punkten
Eine Aufgabenliste für die Organisation eines Meetings, die in zehn Punkten gegliedert ist.
Die Experten von Accor erarbeiten die wesentlichen Elemente, um eine Sitzung unter den besten Bedingungen und so effizient wie möglich vorzubereiten.
Wenn Sie Ihrem Meeting einen Namen geben, hat es bereits eine Bedeutung und ermöglicht eine klare und effektive Definition des Themas.
Es ist wichtig, das Format anzugeben, damit die Teilnehmer sofort wissen, was von ihnen erwartet wird. Zum Beispiel: Brainstorming, Projektstart, Fortschrittsbericht, Umstrukturierung des Unternehmens usw.
Es ist wichtig, ein Datum und eine Uhrzeit festzulegen und einzuhalten, damit alle Teilnehmer planen und sich gut vorbereiten können. Wenn es sich nicht um eine Plenarsitzung oder eine Businesssmeeting handelt, ist eine Woche im Voraus ideal.
Das kann jeder. Machen Sie sich ein Bild von Ihrem eigenen Zeitplan und organisieren Sie sich in bequemen Zeiträumen. Was die Dauer betrifft, denken Sie daran: Je mehr Zeit wir haben, um eine Aufgabe zu erledigen, desto mehr Zeit brauchen wir dafür. Es liegt an Ihnen, den effektivsten Zeitpunkt zu wählen und die Diskussionen so zu steuern, dass die vorgegebene Zeit nicht überschritten wird.
– „ Sind wir in der Region Buenos Aires ? “, – „ Nein, es ist Rio ! » Um keine Zeit zu verlieren, denken Sie daran, den Raum im Voraus zu reservieren und ändern Sie ihn nicht!
Wählen Sie einen Raum, der Ihren Bedürfnissen entspricht: Anzahl der Teilnehmer, WLAN-Verbindung, Leinwand, Beamer, Flipchart, Tageslicht usw.
Bevor Sie anfangen, Denken Sie sorgfältig über alle Profile nach, die einen Mehrwert bringen können bei Ihrem Treffen. Wir neigen dazu, uns mit Mitarbeitern zu umgeben, mit denen wir am besten zurechtkommen, aber das sind nicht unbedingt die besten Profile!
Wählen Sie sie sorgfältig entsprechend den zu erreichenden Zielen aus. Die Mischung von Profilen und Fähigkeiten ist auch eine Gelegenheit, Ihre Teams einzubeziehen und zu verbessern.
Nichts ist besser als eine kurze, freundliche und gut platzierte Einführung, um die Diskussion in Gang zu bringen und die Kollegen ins Boot zu holen. Erklären Sie einfach und fröhlich den Zweck des Treffens, damit jeder gerne teilnehmen möchte.
Gehen Sie dann auf den Kontext ein, um die Probleme zu verstehen und klare Ziele für das Treffen zu setzen. Warum sind wir zusammengekommen? Und wo wollen wir hin?
Um das Verständnis zu erleichtern und die Überwachung und Interaktivität des Meetings zu fördern, sollten die verschiedenen Teile nummeriert und die Personen, die das Wort ergreifen sollen, sowie die voraussichtliche Dauer ihres Redebeitrags angegeben werden.
Dieser Moment wird oft am Ende des Meetings platziert und ist einem verwandten oder auch einem ganz anderen Thema gewidmet. Ziel ist es, diesen Moment des Austauschs zu nutzen, um den Geist zu öffnen und die Neugier zu wecken. Ein überraschender und informativer Moment, der von den Teams immer sehr geschätzt wird.
Es ist wichtig, dass Sie bei Ihren Besprechungen ein Zeitfenster für Diskussionen einplanen. Dadurch wird sichergestellt, dass die verschiedenen Mitglieder Ihres Teams die besprochenen Punkte verstehen. Außerdem ist es wichtig, dass Sie offen für Gespräche sind, die sich aus dem Treffen ergeben können.
Ein wichtiger Schritt, der nicht vergessen werden darf, sind die Schlussfolgerungen aus den Diskussionen. Eine kurze Erinnerung an die wichtigsten Punkte, an die man sich erinnern sollte, und die möglichen Aufgaben, die sich daraus für alle ergeben.
Um den Überblick über das Gesagte zu behalten, ist das Feedback eine wichtige Gedächtnisstütze für das Team. Es ist eine wesentliche Hilfe, um während des Projekts auf Kurs zu bleiben und bei Bedarf wieder darauf zurückzukommen.
Es ist auch die beste Möglichkeit für Abwesende, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Informationsstand sind.