Wie erstellt man ein originelles Besprechungsprotokoll?
„STORIFY“: DAS KURATIERTE PROTOKOLL 2.0
Storify ist das beste Tool, um Protokoll über eine Konferenz, einen Workshop oder eine 2.0-Schulung zu führen. Bei solchen informationsreichen Veranstaltungen spulen die Referenten ihre Präsentationen oft recht schnell ab und zitieren Beispiele, um dieses oder jenes Thema zu veranschaulichen.
Doch glücklicherweise zögern die Teilnehmer seit dem Aufkommen von Twitter nicht mehr, sich diese zusätzlichen Informationen live zu holen und sie sofort über den Hashtag der Veranstaltung zu teilen.
Mit Storify können Sie nicht nur Texte und Bilder bearbeiten, sondern auch Tweets, URL-Links, Videos und alles, was man im Internet teilen kann, einfügen. Ein interaktives Protokoll 2.0, das Sie auch in sozialen Netzwerken oder als PDF weitergeben können.
Wie erstellt man ein originelles Besprechungsprotokoll?
Die Ziele eines Besprechungsprotokolls sind immer die gleichen: Es soll die wichtigsten Elemente zusammenfassen, die man sich merken muss, die getroffenen Entscheidungen belegen und alles schriftlich dokumentieren.
Um vom üblichen Word-Format abzuweichen, verraten Ihnen die Meeting- Experten von Accor ihre Ideen für originelle Protokolle: Video, Storify, mobile Anwendung…
Storify ist das beste Tool, um Protokoll über eine Konferenz, einen Workshop oder eine 2.0-Schulung zu führen. Bei solchen informationsreichen Veranstaltungen spulen die Referenten ihre Präsentationen oft recht schnell ab und zitieren Beispiele, um dieses oder jenes Thema zu veranschaulichen.
Doch glücklicherweise zögern die Teilnehmer seit dem Aufkommen von Twitter nicht mehr, sich diese zusätzlichen Informationen live zu holen und sie sofort über den Hashtag der Veranstaltung zu teilen.
Mit Storify können Sie nicht nur Texte und Bilder bearbeiten, sondern auch Tweets, URL-Links, Videos und alles, was man im Internet teilen kann, einfügen. Ein interaktives Protokoll 2.0, das Sie auch in sozialen Netzwerken oder als PDF weitergeben können.
Wenn Sie ein Fan von digitalen Tools sind und den ganzen Tag in Meetings verbringen, bedeutet die mobile App Beesy für Sie eine enorme Zeitersparnis. Sie ist als iPhone-, iPad-, iWatch- und Web-Version erhältlich, funktioniert sogar offline und synchronisiert alle Ihre Maßnahmen auf all Ihren digitalen Medien.
Dank eines automatischen Layouts, das Ihrer Tagesordnung folgt, intelligenter Notizen oder auch der Automatisierung von Aufgaben aus Ihren Notizen heraus, erstellen Sie Ihr Besprechungsprotokoll mit wenigen Klicks. Und wenn Ihnen das Tool gefällt, können Sie es auch nutzen, um die Arbeit Ihrer Teams effizient zu gestalten.
Wie wäre es mit einem kurzen eineinhalbminütigen Video, in dem das Wichtigste aus Ihrer Besprechung zusammengefasst ist? Oder kurze Ausschnitte mit den Highlights des Meetings? Eine Möglichkeit, das klassische Protokoll neu zu interpretieren, die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter zu wecken und den Austausch am Arbeitsplatz zunehmend menschlicher zu gestalten. So kann sich jeder das Video tagsüber auch zwischen seinen Aufgaben ansehen.
Und um noch mehr Zeit zu sparen, können Sie sich direkt nach der Besprechung selbst filmen, wie Sie die wichtigsten Punkte und die getroffenen Entscheidungen zusammenfassen. Dann müssen Sie das Video nur noch auf Ihren Computer herunterladen, bevor Sie es per E-Mail oder über die WhatsApp-Gruppe Ihres Teams weitergeben können.
Wenn Ihnen diese digitalen Formate hingegen zu kompliziert erscheinen, tut es auch eine einfache Excel-Tabelle sehr gut. Vor allem, wenn Sie während des Meetings viele Maßnahmen beschlossen haben, die viele Mitarbeiter betreffen.
In solchen Fällen ist es ganz einfach, die Arbeit zu organisieren und die Rollen zu verteilen. Erstellen Sie drei Spalten:
- Name der Aufgabe (oder eine Nummer)
- Zusammenfassung der Diskussionen/Ziele
- Und Verantwortliche für die auszuführenden Maßnahmen
So kann jeder auf einen Blick den für ihn relevanten Teil sehen und das entsprechende Briefing einsehen, ohne das gesamte Protokoll durchgehen zu müssen.
Egal, welches Format Sie wählen, wichtig ist, dass es Ihren Bedürfnissen und Gewohnheiten entspricht und für möglichst viele Personen von Nutzen ist.