Wie durchbricht man die Routine und hält die Aufmerksamkeit in Meetings aufrecht?
1. HALTEN SIE BESPRECHUNGEN BEVORZUGT AM MORGEN AB
Es klingt selbstverständlich, aber in der Hektik des Alltags neigt man oft dazu, ein Meeting in den Kalender zu „quetschen“, anstatt eine Zeit zu planen, die der Konzentration förderlich ist.
Es ist daher ratsam, Meetings bevorzugt am Vormittag abzuhalten, wenn das Gehirn am leistungsfähigsten ist, und nicht am Ende des Tages oder nach der Mittagspause, wenn jeder Lust auf ein Nickerchen in einem der berühmten „Nap Rooms“ hat, die in Japan so angesagt sind.
Wie durchbricht man die Routine und hält die Aufmerksamkeit in Meetings aufrecht?
Teambesprechung am Montagmorgen, um die Woche zu planen, Brainstorming am Dienstag über ein neues Projekt, Managerbesprechung am Donnerstag und, was am schlimmsten ist, Krisensitzung am Freitagnachmittag, zu der niemand gehen möchte, weil die Aussicht auf das Wochenende schon in allen Köpfen präsent ist…
In Unternehmen folgt ein Besprechungstermin auf den nächsten. Sie sind oft zeitraubend, manchmal unproduktiv und bringen nicht immer den erhofften Erfolg. Die Gründe dafür sind manchmal schlecht angepasste Zeitpläne, ein standardisierter Ablauf, ungleiche Redezeiten und oft ein wenig dynamischer Rhythmus und Methoden, denen es an Originalität mangelt. Die Frage ist: Wie kann man diesen Rhythmus im Meeting durchbrechen?
Die Accor-Teams bieten Ihnen ihre Lösungen an, um diese Routine umzukehren, im Meeting Aufmerksamkeit zu wecken und die Motivation Ihrer Zuhörer wieder aufleben zu lassen!
Es klingt selbstverständlich, aber in der Hektik des Alltags neigt man oft dazu, ein Meeting in den Kalender zu „quetschen“, anstatt eine Zeit zu planen, die der Konzentration förderlich ist.
Es ist daher ratsam, Meetings bevorzugt am Vormittag abzuhalten, wenn das Gehirn am leistungsfähigsten ist, und nicht am Ende des Tages oder nach der Mittagspause, wenn jeder Lust auf ein Nickerchen in einem der berühmten „Nap Rooms“ hat, die in Japan so angesagt sind.
Laut einer Ifop-Studie* lässt die Aufmerksamkeit von Führungskräften im Durchschnitt nach 52 Minuten in einer Besprechung nach. Und bei 23 % sogar bereits nach nur 30 Minuten.
Die durchschnittliche Dauer eines Meetings beträgt allerdings 1 Stunde und 19 Minuten. Das sind 27 Minuten Arbeitszeit, die pro Person bei jedem Meeting verloren gehen. Bei durchschnittlich drei Meetings pro Woche für Führungskräfte können Sie sich das ausrechnen… Ein gutes Zeitmanagement ist daher unerlässlich.
Wenn Ihr Geschäftstreffen im Stil eines Seminars/Workshops abläuft, ist es klar, dass nach nur 30 Minuten noch kein Ende abzusehen ist. In diesem Fall sollten Sie überlegen, das Ganze in kleine thematische Module im Stil eines Sprints zu unterteilen, zum Beispiel:
- 10 Minuten Fragen/Antworten
- 15 Minuten Reflexion/Vorschläge
- 5 Minuten Auswertung
Es ist allgemein bekannt, dass eine Aufgabe umso mehr Zeit in Anspruch nimmt, je mehr Zeit dafür zur Verfügung steht.
Die Arbeit in begrenzter Zeit ist immer effizienter! Und zwischen verschiedenen Abschnitten sollten Sie Pausen einplanen. Eine sinnvolle Unterbrechung hilft, die Aufmerksamkeit erneut zu bündeln.
Nichts ist schlimmer als ein inaktives Publikum, das den Gesprächen nicht folgt, E-Mails (oder sogar eine SMS!) beantwortet und nur passiv an der Besprechung teilnimmt. Aber das ist oft ein Symptom für ein schlecht geführtes Meeting! Es liegt an Ihnen, wie Sie Ihr Publikum abholen, um es zur Interaktion zu animieren. Fordern Sie die Teilnehmer beispielsweise auf, ihre Ideen aufzuschreiben, anstatt sie mündlich zu formulieren.
Teilen Sie Ihre Mitarbeiter in kleine Teams oder sogar in Tandems ein, um den Wettstreit zu fördern! Jedes Team wird sein Bestes geben wollen und die Leistung wird umso besser sein.
Bringen Sie sie dazu, die Vorschläge der anderen zu diskutieren… Das Geheimnis liegt darin, dass sich alle Beteiligten als Akteure des Meetings fühlen und nicht so, als würden sie einer Vorlesung beiwohnen.
Eine Person von außerhalb des Unternehmens einzubeziehen kann ein echter Pluspunkt sein, wenn es darum geht, einen neuen Blick auf einen Aspekt Ihrer Arbeit zu werfen. Eine Komikerin kann beispielsweise einen Sketch zur Sensibilisierung für das Thema Sexismus im Unternehmen aufführen, ein Spitzensportler könnte die Bedeutung von Teamarbeit erläutern… alles ist möglich!
Wichtig ist, die Routine zu durchbrechen und immer ein wenig Humor in Ihre Gespräche einfließen zu lassen. In guter Stimmung zu arbeiten, ist immer besser!
*Umfrage Ifop – Wisembly, Cadre & Vie au travail, März 2015
